1.整理工作范围
档案整理应遵循《湖北省归档文件整理实施细则》、《湖北省机关档案工作业务建设规范》要求，供应商需做工作包括但不限于对该类档案进行拆卷、提供资料破损和较小页面的裱糊、分类排序、页码编排打码、卷内目录打印、编制档号、打印卷皮、档案装订等整理服务工作。

2.整理类别
（1）文书档案：按简化办法进行规范化整理归档。具体内容包括:区分归档与不归档文件、分类、组件、划分保管期限、盖归档章、编写件号、页号、排序、装盒、装订、填写档案盒封面、保密文件材料和文件汇编等各项目工作。根据《湖北省归档文件整理实施细则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制作《湖北省国土资源厅文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》。
（2）科技档案：科技项目形成的文件材料遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）的规定，按项目集中、赋予代号、立卷整理。通过分类、组卷、排列、编号、编目、装订、装盒等步骤完成整理工作。
（3）会计档案：会计核算材料按《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》（DA/T 39）等规定整理。
（4）声像档案：照片、录音、录像档案分别整理。通过分类、装盒、排列、编号、编目等步骤完成整理工作。
（5）电子档案：电子文件按《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）的规定整理。电子文本文件应按国家规定的通用格式存储。归档电子文件应进行真实性、完整性、有效性检验。
（6）实物档案：实物分为奖品、印章、字画、赠品和其他类，按形成或针对年度顺序排列、编号，编制实物档案保管单位目录。
3.整理规范和要求
（1）文书档案整理：
①办好实体纸质档案交接或归还手续。
②档案整理采用人工方式。
③文书档案整理要符合《湖北省归档文件整理实施细则》《湖北省机关档案工作业务建设规范》。
④档案整理过程中不得改变原始资料纸质载体的原貌，不得损坏原载体和字迹及其他历史痕迹，不得造成文字信息和其他历史痕迹的位移、消褪扩散；
⑤原资料幅面过小的，应采用A4托纸（60克）进行裱糊；
⑥档案整理时发现无法处理的放错案袋的资料，应及时提交采购人相关人员进行处理。
⑦档案归档后将用计算机技术进行管理。供应商必须提供分类号、目录号、案卷号、责任者、文件编号、文件题名、成文日期、保管期限、密级等不同要素可以达到秒级检索，并可打印有关文档信息。也可进行“模糊查询”其方法是输入一个检索条件（关键词）、系统会在屏幕上的目录及整个文件登记要素中查找，在屏幕上显示符合条件的目录，符合其中任意一个条件都能检索到相应的信息。
（2）科技档案整理：
①基建文件材料整理：基建文件材料参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28）的规定整理。基建项目多的单位，应按项目性质或用途对项目进行分类；项目少的单位可不对项目进行分类。基建档案应按项目归档顺序编制项目代号。同一项目的文件材料一般可按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收、组织管理及运行与维护等建设管理流程组卷、排列。项目复杂的，可在项目内按单项工程分类整理。技术图纸按专业组卷，按图纸编号排列卷内文件，在图纸图标附近空白处加盖档号章；其它文件材料在每份文件材料首页上方空白处盖档号章。文件材料采用整卷装订或单件装订方式。编制卷内目录和案卷目录。
②设备仪器文件材料整理：设备仪器（以下简称“设备”）多的单位，应按设备用途对设备进行分类；设备少的单位可不对设备进行分类。设备档案按台（套）集中，按归档顺序编制设备代号。同一台（套）设备的文件材料一般可按立项审批、采购、开箱验收、安装调试、运行维护等阶段组卷、排列。
③科研文件材料整理：科研文件材料按照《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2）的规定整理。科研项目多的单位，应按科研性质对课题进行分类；科研项目少的单位可不对课题进行分类。科研档案按课题集中，按归档顺序编制课题代号。同一科研项目的文件材料一般按课题立项、研究方案、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用、组织协调等科研流程组卷、排列。
（3）会计档案整理
会计文件材料分为凭证、账簿、财务报告和其他四类，立卷整理。凭证按会计科目、性质结合时间组卷；账簿一般一本一卷；财务报告中的年度与月度报告分别组卷；其他类材料一种一卷。卷内材料编页号。案卷按类型—时间顺序排列，一般编制跨年度大流水案卷号，案卷数量特别多的单位可分年度编制小流水案卷号。
（4）声像档案整理
①照片的整理。照片档案按《湖北省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规〔2011〕2号）的规定整理。
②录音录像的整理。录音、录像带分别整理。一般按“保管期限—年度—问题”分类。“问题”可分为会议、视察检查、其他活动等。录音、录像档案少的单位可不设“问题”类。保管期限参照文书档案确定。录音、录像档案以件（盘、盒）为单位在保管期限内编制大流水档号，编制声像档案目录。模拟录音、录像文件应转换为数码文件保存。
(5)电子档案整理
电子文件可采用在线或离线方式归档。离线备份介质按载体类型分类，按年度排列、编号，编制目录。
离线备份介质应编制标签，注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元数据。
（6）档案整理项目完成后须达到国土资源部、湖北省档案局验收标准和《湖北省机关档案工作目标管理》省特级的考核标准。
（7）档案整理的规范和标准须达到省国土整治局过去已经整理完成的同类档案整理要求和标准，保持一致性和一贯性。
（8）其他规范要求参见《湖北省归档文件整理实施细则》、《湖北省机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）、《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T 39）、《湖北省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规〔2011〕2号）、《电子文件归档与管理规范》。
4.案卷组织及要求
按照档案行业标准，对各门类档案进行分类、整理、归档，要保持档案的有机联系和档案的成套、系统，既能反映省国土整治局档案管理活动的历史面貌，又能符合档案检索的要求，便于档案的保管和利用。
针对具体的档案门类分别分类、整理、归档，具体任务包括按照不同年度，不同问题等情况形成的客观规律相对集中，区分归档与不归档文件、划分保管期限，从文件的来源、内容、时间、形成等方面判断其价值。
5.档案排列及要求
排列在整个归档文件整理过程中，不仅起着固定每份文件位置的作用，而且还能通过文件排列确定类内每件归档文件的前后次序和存放位置，保持归档文件之间的有机联系，起着直接影响文件检索和实体存取及为后面编号打下基础的作用。不同的档案按照不同的要求排列。
6.档案编目及要求
归档的档案目录是检索归档档案的唯一工具，它反映每份归档文件的主要内容，包括全宗号、分类号、目录号、案卷号、责任者、文件编号、题名、成文日期、保管期限、页数、备号、密级等项目。
7.整理质量要求
（1）档案整理中如发现有破损的档案资料应进行修补。
（2）档案装订必须使用长度为160mm的档案专用装订线，不得使用金属装订物，采用三孔一线的方法进行装订。装订时以右下方对齐为原则，左边不足时应进行裱补，多余处进行折叠。装订边过窄、有文字内容的档案页面，取用5cm宽，长度与档案长度相等的纸条，进行裱补加边处理；页面高度超出尺寸的，可折叠底边，宽度超出尺寸的，可折叠装订边的对边，来适应整本档案的尺寸，折边时应遵循使用原始档案折痕，折叠次数越少越好的原则。
（3）档号的编制规则由采购人编排和提供，供应商不得擅自改动。
（4）如需打印档案卷皮的，须采用由采购人提供的卷皮和规定格式进行打印，如因人为因素错误打印卷皮造成卷皮浪费的，错误率超过5%的，由供应商按10元一张的标准赔偿采购人，且所有错误打印卷皮都须交还采购人统一销毁。
（5）供应商对所整理和装订的档案进行100％检查无误后归还采购人。采购人将按照30%的比例对档案整理装订的质量进行抽检。如果在抽查和影像利用中发现质量错误的，采购人将实体档案退回给供应商，由投标方重新进行处理或加工后再行移交。
①如抽查合格率低于98％（不含98％），采购人将归还的整批纸质档案退回给中标人，由中标方重新逐一自行检查，并对存在整理质量错误的纸质档案重新处理或加工后再行移交。
②如抽查合格率高于98％（含98％），由中标方对抽查中发现整理质量错误的纸质档案即时重新处理或加工后再行移交。
（6）整理及装订的质检项目。
纸质档案的档号、页号和页数是否连贯、完整；
卷皮或卷内目录打印是否正确、规范；
实体纸质档案的装订是否正确、规范；
档案顺序排列是否正确，是否和目录一致，是否有漏编或错编页码的情况；
托裱是否平整、美观；
是否标注相关需要标志、标志是否标注正确；
其他需要检查项目参见《湖北省归档文件整理实施细则》、《湖北省机关档案工作业务建设规范》。
8.质量规范要求
除本技术要求特别说明之外，以下规范性引用文件作为本技术要求的基本技术条款。
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国物权法》
《纸质档案数字化技术规范》
《湖北省归档文件整理实施细则》
《湖北省机关档案工作业务建设规范》、
《湖北省纸质档案数字化操作规程》
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）
《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T 39）
《湖北省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规〔2011〕2号）
《电子文件归档与管理规范》
《档案修裱技术规范》